社内のマニュアルを動画にすると、このようなメリットがあります。
動画マニュアルはわかりやすい 伝わりやすい
動画マニュアルは映像と音声、テキストの三つを合わせた効果により、短時間で膨大な情報量が学習者にインプットされます。そのため、理解度が大幅に上がり記憶されやすくなります。
動画にすることにより、時系列での操作手順 操作タイミング
ソフトやアプリケーションの動作の具体的なイメージ
ビデオマニュアルの場合は、大きさや質感、ノイズ感
動作のタイミング、臨場感のイメージなども理解できます。
記憶と統一感による作業の定型化
動画マニュアルにより統一のノウハウを伝えることで、
社内やグループでバラバラだった作業が一つのノウハウとして統一化します。
社内教育、安全教育、サポートサービスも、指導基準が明確になります。
これにより、研修、教育方法のバラツキを低減、作業品質の向上、
社内教育、カスタマサポートが大幅に効率化することが期待できます。
コストの削減
わかりやすい動画マニュアルをウェブサイトや端末で閲覧できるようにすることで
24時間 どこでも学習者に見せることができます。
この結果 教育コストの削減、サポート、カスタマサービスの人件費削減
研修、運用のコスト（交通費、印刷、稼働時間）の削減が実現できます。
さらに、カスタマサービスとして、顧客満足へつながります。
ユーザーサポートとして動画マニュアルを活用すれば、顧客満足度が向上します。
動画マニュアルは社内だけでなく、関連会社、協力会社、代理店への販促資料にもなり
営業業務にも反映されるのです。
動画マニュアルのサンプル
音声解説付き どこでも見ることができます。
わかりやすい動画マニュアルはどうやって作るか？
動画マニュアルを導入できれば、上記のようなメリットを得ることができますが、マニュアルの動画化するために、最初にやらなければならないことがあります。
業務の分析
紙やPDFのマニュアルを動画化したい。あるいは属人的な社内の作業をオープンにして、誰でも作業を行えるようにしたい。という声を聞きます。しかし、動画の作成に関して、ほとんどの方が未経験であり、外部に委託する場合も、大変なコストがかかる場合があります。
そこで、最初に行うのが、現在の業務を分析することです。
エクセルやマインドマップで構いません。現在の業務を一覧に羅列しましょう。
これは当社のソフトウェアの機能をメニュー単位でマインドマップ化したものです。業務の場合も同様に内容に応じて大分類 中分類 小分類というように分割して、あらゆる日常作業を洗い出します。最初は作業 一つ一つを書き出すようにします。
エクセルにまとめる
書き出した業務類を全てエクセルにまとめます。重複、取りこぼしがないかチェックもしておきます。
業務の効率化を考える時に、この時点で本来は必要でなかった業務や属人的な作業も書き出して置くことが大事です。
動画化の順位付け
この段階になってから、動画化する作業を選択します。動画化するということで、
作業が均一化されること（正しく伝わっていない作業）
サポートが軽減化すること（多く質問される内容）
作業内容が公開されること（属人的な作業、情報の公開）
を考え選択します。また、わざわざ動画にしなくてもいい（pdfで伝わること）
なども区別します。
マニュアルは全体の２０％を目安にスタートする
動画化する場合は、サポートで重要な主要20%をはじめに選択してみることをオススメします。
たとえば
◎マニュアル100の項目のうち、重要な項目20%に力を注ぐこと（動画にすること）で
80%の顧客に満足を与える。
◎ユーザーからの問合せの8割は、アプリケーションの20%の内容に集中している。
◎アプリケーションのバージョンアップは以前の機能から20%の改善による。
はじめにこの考え方を使うだけで、動画選定時間の短縮と動画の配信効果が格段にあがります
マニュアルを動画化する時に指針となる考え方
社内の生産性をあげるには、時短だけでは効果がない
無駄な会議を減らしたり、時短を行なって生産性をあげようということも大切ですが、業務が多忙になれば生産性自体が上がることにはなりません。生産性をあげるためにも、動画や技術の習得の時間を短縮する仕組みとして動画の活用をオススメしてまいります。
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